Fem tegn på at organisasjonen din trenger et PMO
Et prosjektkontor (PMO) trenger ikke å være byråkrati. På sitt beste er det en liten funksjon som gir ledelsen oversikt og prosjektlederne bedre vilkår. Her er fem tegn på at dere ville ha nytte av ett.
1. Prosjekter konkurrerer om de samme folkene
Hvis nøkkelspesialister er booket 150 % på tre prosjekter, har ingen det fulle bildet. Et PMO gjør kapasiteten synlig og tvinger frem en prioriteringsdiskusjon før konflikten rammer tidsplanen.
2. Hver statusrapport ser forskjellig ut
Når hvert prosjekt rapporterer i sitt eget format, bruker ledelsen tiden på å oversette i stedet for å bestemme. En felles, lettvekts rapporteringsstandard er ofte PMOets første og mest verdifulle leveranse.
3. Ingen kan svare på «hvordan går det med porteføljen?»
Enkeltprosjekter kan se grønne ut, men hva er den samlede prognosen mot det samlede budsjettet? Å rulle prosjektene opp til en porteføljevisning — med konsolidert budsjett og Earned Value — gir svaret på minutter.
4. Endringsforespørsler forsvinner i e-post
Hvis omfangsendringer avtales i møter og e-poster, glir budsjettet stille av sted. En enkel, synlig endringslogg beskytter både prosjektlederen og prosjekteieren.
5. Risikoer lever i folks hoder
Et risikoregister er bare nyttig hvis det brukes. Et PMO kan gjøre risikogjennomgang til en fast del av statussyklusen, slik at de største risikoene diskuteres mens det fortsatt er tid til å handle.
Start smått
Dere trenger ikke en stor avdeling. Mange organisasjoner starter med én person, én rapporteringsstandard og ett verktøy. Hvis du kjenner igjen to eller flere av disse tegnene, la oss snakke om hvordan et PMO i riktig størrelse kan se ut for dere.