Fünf Anzeichen, dass Ihre Organisation ein PMO braucht

Ein Projektmanagementbüro muss keine Bürokratie sein. Im besten Fall ist es eine kleine Funktion, die der Führung einen Überblick und den Projektleitern bessere Bedingungen verschafft. Hier sind fünf Anzeichen dafür, dass Sie davon profitieren würden.

1. Projekte konkurrieren um dieselben Personen

Sind zentrale Spezialisten über drei Projekte hinweg zu 150 % gebucht, hat niemand das Gesamtbild. Ein PMO macht Kapazitäten sichtbar und erzwingt eine Diskussion über Prioritäten, bevor der Konflikt den Zeitplan trifft.

2. Jeder Statusbericht sieht anders aus

Wenn jedes Projekt in seinem eigenen Format berichtet, verbringt die Führung ihre Zeit mit dem Übersetzen statt mit dem Entscheiden. Ein gemeinsamer, schlanker Berichtsstandard ist oft das erste und wertvollste Ergebnis eines PMO.

3. Niemand kann sagen, „wie es um das Portfolio steht"

Einzelne Projekte mögen grün aussehen, aber wie lautet die Gesamtprognose gegenüber dem Gesamtbudget? Werden Projekte zu einer Portfolioansicht zusammengefasst — mit konsolidiertem Budget und Earned Value —, ist das in Minuten beantwortet.

4. Änderungsanträge verschwinden in E-Mails

Werden Umfangsänderungen in Besprechungen und per E-Mail vereinbart, driftet das Budget unbemerkt. Ein einfaches, sichtbares Änderungsprotokoll schützt sowohl den Projektleiter als auch den Auftraggeber.

5. Risiken existieren nur in den Köpfen

Ein Risikoregister ist nur nützlich, wenn es genutzt wird. Ein PMO kann die Risikoüberprüfung zum festen Bestandteil des Statuszyklus machen, sodass die größten Risiken besprochen werden, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Klein anfangen

Sie brauchen keine große Abteilung. Viele Organisationen beginnen mit einer Person, einem Berichtsstandard und einem Werkzeug. Wenn Sie zwei oder mehr dieser Anzeichen wiedererkennen, sprechen Sie mit uns darüber, wie ein passend dimensioniertes PMO für Sie aussehen könnte.