Pięć sygnałów, że Twoja organizacja potrzebuje PMO
Biuro zarządzania projektami (PMO) nie musi być biurokracją. W najlepszym wydaniu to niewielka funkcja, która daje kierownictwu przegląd sytuacji, a kierownikom projektów lepsze warunki pracy. Oto pięć sygnałów, że PMO by Ci się przydało.
1. Projekty konkurują o tych samych ludzi
Jeśli kluczowi specjaliści są zarezerwowani w 150% w trzech projektach, nikt nie ma pełnego obrazu. PMO uwidacznia dostępne zasoby i wymusza dyskusję o priorytetach, zanim konflikt uderzy w harmonogram.
2. Każdy raport statusowy wygląda inaczej
Gdy każdy projekt raportuje we własnym formacie, kierownictwo spędza czas na tłumaczeniu zamiast na podejmowaniu decyzji. Wspólny, lekki standard raportowania bywa pierwszym i najcenniejszym produktem PMO.
3. Nikt nie potrafi odpowiedzieć na pytanie „jak radzi sobie portfel?”
Poszczególne projekty mogą wyglądać na zielone, ale jaka jest łączna prognoza wobec łącznego budżetu? Zagregowanie projektów w widok portfela — ze skonsolidowanym budżetem i Earned Value — daje odpowiedź w kilka minut.
4. Wnioski o zmianę giną w poczcie e-mail
Jeśli zmiany zakresu uzgadnia się na spotkaniach i w e-mailach, budżet po cichu się rozjeżdża. Prosty, widoczny rejestr zmian chroni zarówno kierownika projektu, jak i sponsora.
5. Ryzyka żyją w głowach ludzi
Rejestr ryzyk jest użyteczny tylko wtedy, gdy się z niego korzysta. PMO może uczynić przegląd ryzyk stałym elementem cyklu statusowego, tak aby największe ryzyka były omawiane wtedy, gdy jeszcze jest czas na reakcję.
Zacznij od małego
Nie potrzebujesz dużego działu. Wiele organizacji zaczyna od jednej osoby, jednego standardu raportowania i jednego narzędzia. Jeśli rozpoznajesz u siebie co najmniej dwa z tych sygnałów, porozmawiajmy o tym, jak mogłoby wyglądać PMO w rozmiarze dopasowanym do Ciebie.