Fimm merki um að stofnunin þín þurfi PMO
Verkefnastofa (PMO) þarf ekki að vera skrifræði. Þegar hún er best er hún lítil eining sem gefur stjórnendum yfirsýn og verkefnastjórum betri aðstæður. Hér eru fimm merki um að þið hefðuð gagn af einni slíkri.
1. Verkefni keppa um sama fólkið
Ef lykilsérfræðingar eru bókaðir 150% á þrjú verkefni hefur enginn heildarmyndina. PMO gerir afkastagetuna sýnilega og knýr fram umræðu um forgangsröðun áður en árekstur hefur áhrif á tímaáætlun.
2. Allar stöðuskýrslur líta ólíkt út
Þegar hvert verkefni skilar skýrslu á sínu eigin sniði eyða stjórnendur tímanum í að túlka í stað þess að taka ákvarðanir. Sameiginlegur, léttur skýrslustaðall er oft fyrsta og verðmætasta afurð PMO.
3. Enginn getur svarað „hvernig gengur verkefnasafninu?“
Einstök verkefni kunna að vera græn, en hver er heildarspáin á móti heildarfjárhagsáætluninni? Að draga verkefnin saman í yfirlit yfir verkefnasafnið — með samþættri fjárhagsáætlun og Earned Value — svarar því á nokkrum mínútum.
4. Breytingabeiðnir hverfa í tölvupósti
Ef umfangsbreytingar eru samþykktar á fundum og í tölvupósti rekur fjárhagsáætlunin hljóðlega af leið. Einföld og sýnileg breytingaskrá verndar bæði verkefnastjórann og verkkaupann.
5. Áhættur lifa í hugum fólks
Áhættuskrá gagnast aðeins ef hún er notuð. PMO getur gert yfirferð áhættu að föstum hluta af stöðuferlinu, svo að stærstu áhætturnar séu ræddar meðan enn er tími til að bregðast við.
Byrjaðu smátt
Þú þarft ekki stóra deild. Margar stofnanir byrja með einum starfsmanni, einum skýrslustaðli og einu verkfæri. Ef þú kannast við tvö eða fleiri þessara merkja skulum við tala saman um hvernig PMO í réttri stærð gæti litið út hjá ykkur.