Cinque segnali che la vostra organizzazione ha bisogno di un PMO

Un ufficio di gestione dei progetti non deve essere una burocrazia. Al suo meglio è una piccola funzione che offre alla direzione una visione d'insieme e ai project manager condizioni di lavoro migliori. Ecco cinque segnali che indicano che ne trarreste beneficio.

1. I progetti si contendono le stesse persone

Se specialisti chiave sono prenotati al 150% su tre progetti, nessuno ha il quadro completo. Un PMO rende visibile la capacità e impone una discussione sulle priorità prima che il conflitto colpisca il calendario.

2. Ogni rapporto di avanzamento ha un aspetto diverso

Quando ogni progetto riferisce nel proprio formato, la direzione passa il tempo a tradurre invece di decidere. Uno standard di reporting condiviso e leggero è spesso la prima e più preziosa consegna del PMO.

3. Nessuno sa rispondere a «come sta andando il portafoglio?»

I singoli progetti possono sembrare verdi, ma qual è la previsione complessiva rispetto al budget complessivo? Consolidare i progetti in una vista di portafoglio — con budget consolidato ed Earned Value — permette di rispondere in pochi minuti.

4. Le richieste di modifica si perdono nelle e-mail

Se le modifiche di ambito vengono concordate in riunione e via e-mail, il budget deriva silenziosamente. Un semplice registro delle modifiche, visibile a tutti, tutela sia il project manager sia lo sponsor.

5. I rischi vivono nella testa delle persone

Un registro dei rischi è utile solo se viene usato. Un PMO può rendere la revisione dei rischi una parte standard del ciclo di avanzamento, così che i rischi maggiori vengano discussi quando c'è ancora il tempo per intervenire.

Iniziare in piccolo

Non serve un grande reparto. Molte organizzazioni iniziano con una persona, uno standard di reporting e uno strumento. Se riconoscete due o più di questi segnali, parliamone per capire come potrebbe essere un PMO della dimensione giusta per voi.