Fem tegn på, at jeres organisation har brug for et PMO

Et projektkontor behøver ikke at være bureaukrati. Når det fungerer bedst, er det en lille funktion, der giver ledelsen overblik og projektlederne bedre vilkår. Her er fem tegn på, at I kunne have gavn af et.

1. Projekterne kæmper om de samme folk

Hvis nøglespecialister er booket 150 % på tværs af tre projekter, har ingen det fulde billede. Et PMO gør kapaciteten synlig og tvinger prioriteringsdiskussionen frem, før konflikten rammer tidsplanen.

2. Alle statusrapporter ser forskellige ud

Når hvert projekt rapporterer i sit eget format, bruger ledelsen tiden på at oversætte i stedet for at beslutte. En fælles, let rapporteringsstandard er ofte PMO'ets første og mest værdifulde leverance.

3. Ingen kan svare på "hvordan står porteføljen?"

De enkelte projekter kan se grønne ud, men hvad er den samlede prognose i forhold til det samlede budget? Samles projekterne i et porteføljeoverblik — med konsolideret budget og Earned Value — kan det besvares på få minutter.

4. Ændringsanmodninger forsvinder i mails

Aftales scopeændringer på møder og i mails, glider budgettet stille og roligt. En enkel, synlig ændringslog beskytter både projektleder og projektejer.

5. Risici lever i folks hoveder

Et risikoregister er kun nyttigt, hvis det bruges. Et PMO kan gøre risikogennemgang til en fast del af statuscyklussen, så de største risici drøftes, mens der stadig er tid til at handle.

Start i det små

I behøver ikke en stor afdeling. Mange starter med én person, én rapporteringsstandard og ét værktøj. Genkender I to eller flere af tegnene, så lad os tage en snak om, hvordan et PMO i den rette størrelse kunne se ud hos jer.