Cinco señales de que su organización necesita una PMO

Una oficina de gestión de proyectos no tiene por qué ser una burocracia. En su mejor versión es una función pequeña que ofrece a la dirección una visión de conjunto y mejores condiciones a los directores de proyecto. Estas son cinco señales de que le sería útil una.

1. Los proyectos compiten por las mismas personas

Si los especialistas clave están asignados al 150 % en tres proyectos, nadie tiene la visión completa. Una PMO hace visible la capacidad y obliga a debatir las prioridades antes de que el conflicto afecte al calendario.

2. Cada informe de estado es distinto

Cuando cada proyecto informa con su propio formato, la dirección dedica su tiempo a traducir en lugar de decidir. Un estándar de informes común y ligero suele ser el primer y más valioso entregable de la PMO.

3. Nadie sabe responder a «¿cómo va el portfolio?»

Cada proyecto por separado puede estar en verde, pero ¿cuál es la previsión total frente al presupuesto total? Consolidar los proyectos en una vista de portfolio, con presupuesto consolidado y Earned Value, lo responde en minutos.

4. Las solicitudes de cambio se pierden en el correo electrónico

Si los cambios de alcance se acuerdan en reuniones y por correo electrónico, el presupuesto se desvía sin que nadie lo note. Un registro de cambios sencillo y visible protege tanto al director de proyecto como al patrocinador.

5. Los riesgos viven en la cabeza de las personas

Un registro de riesgos solo es útil si se utiliza. Una PMO puede hacer de la revisión de riesgos una parte habitual del ciclo de informes de estado, de modo que los mayores riesgos se debatan cuando todavía hay tiempo para actuar.

Empiece poco a poco

No necesita un departamento grande. Muchas organizaciones empiezan con una persona, un estándar de informes y una herramienta. Si reconoce dos o más de estas señales, hablemos de cómo podría ser una PMO a la medida de su organización.