Viisi merkkiä siitä, että organisaatiosi tarvitsee PMO:n

Projektitoimiston (PMO) ei tarvitse olla byrokratiaa. Parhaimmillaan se on pieni toiminto, joka antaa johdolle kokonaiskuvan ja projektipäälliköille paremmat työskentelyedellytykset. Tässä viisi merkkiä siitä, että hyötyisit sellaisesta.

1. Projektit kilpailevat samoista ihmisistä

Jos avainasiantuntijat on varattu 150-prosenttisesti kolmeen projektiin, kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa. PMO tekee kapasiteetin näkyväksi ja pakottaa priorisointikeskusteluun ennen kuin ristiriita osuu aikatauluun.

2. Jokainen tilanneraportti näyttää erilaiselta

Kun jokainen projekti raportoi omassa muodossaan, johto käyttää aikansa kääntämiseen päättämisen sijaan. Yhteinen, kevyt raportointistandardi on usein PMO:n ensimmäinen ja arvokkain tuotos.

3. Kukaan ei osaa vastata kysymykseen "miten salkulla menee?"

Yksittäiset projektit voivat näyttää vihreiltä, mutta mikä on kokonaisennuste suhteessa kokonaisbudjettiin? Projektien yhdistäminen salkkunäkymäksi – konsolidoidun budjetin ja Earned Valuen kanssa – vastaa tähän minuuteissa.

4. Muutospyynnöt katoavat sähköposteihin

Jos laajuusmuutoksista sovitaan kokouksissa ja sähköposteissa, budjetti ajautuu huomaamatta pois raiteiltaan. Yksinkertainen, näkyvä muutoslokki suojaa sekä projektipäällikköä että tilaajaa.

5. Riskit elävät ihmisten päissä

Riskirekisteri on hyödyllinen vain, jos sitä käytetään. PMO voi tehdä riskikatselmuksesta vakiintuneen osan tilannekatsausten kiertoa, jolloin suurimmista riskeistä keskustellaan silloin, kun toimimiseen on vielä aikaa.

Aloita pienestä

Suurta osastoa ei tarvita. Monet organisaatiot aloittavat yhdellä henkilöllä, yhdellä raportointistandardilla ja yhdellä työkalulla. Jos tunnistat näistä vähintään kaksi, keskustellaan siitä, miltä sinulle sopivan kokoinen PMO voisi näyttää.