Fem tecken på att er organisation behöver ett PMO

Ett projektkontor behöver inte vara en byråkrati. I bästa fall är det en liten funktion som ger ledningen överblick och projektledarna bättre förutsättningar. Här är fem tecken på att ni skulle ha nytta av ett.

1. Projekt konkurrerar om samma personer

Om nyckelspecialister är bokade till 150 % över tre projekt har ingen den fulla bilden. Ett PMO gör kapaciteten synlig och tvingar fram en prioriteringsdiskussion innan konflikten slår mot tidsplanen.

2. Varje statusrapport ser olika ut

När varje projekt rapporterar i sitt eget format lägger ledningen tiden på att översätta i stället för att besluta. En gemensam, enkel rapporteringsstandard är ofta PMO:ts första och mest värdefulla leverans.

3. Ingen kan svara på "hur mår portföljen?"

Enskilda projekt kan se gröna ut, men hur ser den totala prognosen ut mot den totala budgeten? Att summera projekten till en portföljbild — med konsoliderad budget och Earned Value — ger svaret på några minuter.

4. Ändringsförfrågningar försvinner i mejlen

Om omfattningsändringar överenskoms på möten och i mejl glider budgeten tyst iväg. En enkel, synlig ändringslogg skyddar både projektledaren och beställaren.

5. Riskerna finns i människors huvuden

Ett riskregister är bara användbart om det används. Ett PMO kan göra riskgenomgången till en fast del av statuscykeln, så att de största riskerna diskuteras medan det fortfarande finns tid att agera.

Börja i liten skala

Ni behöver ingen stor avdelning. Många organisationer börjar med en person, en rapporteringsstandard och ett verktyg. Känner ni igen er i två eller fler av tecknen, låt oss prata om hur ett lagom stort PMO kan se ut för er.